从共识入手,实实在在地把事儿办妥。
第一个,就是“开放包容、互利共赢”这八个字。你想想,来的都是亚太各个经济体的朋友,有大的有小的,有富的有穷的,有想法一样的也有不一样的。咱们的服务人员不能带着偏见去对人,得打心眼里觉得大家是来合作的、来交朋友的。文化共识不是挂个横幅就完事了,要体现在端茶倒水、引导指路这些小事上——别看见发达国家代表就特殷勤,看见小国家代表就爱答不理,那不行。大家平等,开放包容,这就是文化。
第二个,很多服务人员可能觉得“我就是个服务员,大会跟我有啥关系”?其实关系大了。你要是不了解这个会议多重要,你就不会上心。怎么让他们上心呢?搞模拟会议,让服务员也坐那儿听听,看看代表们讨论的都是啥——贸易啊、气候变化啊、供应链啊,这些事儿跟咱们老百姓过日子都有关系。再发个背景手册,简单写写APEC是干啥的、这次深圳会议有啥议题、为什么深圳能办。不用太厚,别整得跟教材似的,但要让每个人知道:我服务的这个会议,真能影响很多事情。有了这个情境感,人干起活来就不一样了。
第三个, 这个事儿以前容易被忽视,但现在得重视起来。专门设个性别平等专员,不一定非要多大的官,但得有这个人负责盯着。检查什么呢?比如卫生间够不够用,男厕女厕比例合不合理;比如会议室里有没有哺乳空间;比如提供的服务用品是不是不分性别都能用;再比如服务人员安排上,别光是女性做接待、男性搬重物,能干就干。还有一点,代表里有男有女,咱们言行上别有什么让人不舒服的地方。
第四个,就是别死板。会议需求是变的,你今天准备好的东西,明天可能就不行了。比如原定某个分会场讨论贸易,结果临时改成气候了,那你茶歇的布置、现场的话术、甚至引导牌都得跟着变。再比如本来预计来200人,一下子来了250人,你饭够不够?座位够不够?这些都要有个快速响应的机制。不能抱着流程单不放,也不能说“这事儿不归我管”。敏捷调整,说白了就是大家都能灵活一点,遇到变化别慌,先想着怎么解决。这个共识要求管理层别管太死,给一线服务人员一点临场决定的权力,比如小礼品多送几个、临时加个椅子,这些不用层层审批。
第五个,就是说有些话题特别敏感,比如气候变化到底谁该多负责、贸易摩擦怎么解决、供应链到底听谁的——这些事儿代表们自己都可能掐起来。咱们做服务的虽然不参与讨论,但你要面对这些敏感时刻啊。比如你听到两个代表在走廊里吵起来了,你怎么办?或者有记者来问你“你们深圳对气候议题怎么看”,你怎么回?所以得提前准备几套话术预案,不是让你撒谎,而是让你在不同场合、对不同的人,能用得体的方式回应。比如对支持减排的代表,你可以说“深圳也在大力发展新能源”;对担心影响发展的代表,你可以说“绿色转型可以循序渐进”。核心是别火上浇油,也别一问三不知。共识是慢慢谈出来的,服务人员的言行也得能适应这个“流变”的过程。